Fem gode sprogtips

#1 Vælg dit budskab
#2 Henvend dig direkte
#3 Less is more
#4 Skriv aktivt
#5 Vær præcis

Sprogtip #1 Vælg dit budskab

Tænk på læseren

Gør dig klart, hvem din modtager er. Hvem skal læse din tekst? Modtagerne har forskellige forudsætninger, forventninger og læser din tekst på forskellige måder. Tilpas dit sprog og din skrivestil herefter.

Kom til sagen

Hvad er det vigtigste, du vil fortælle modtageren? Placér som hovedregel det vigtigste budskab eller konklusionen tidligt i teksten. Gerne allerede i overskriften eller fx emnefeltet i en mail. Især i længere og mere komplicerede tekster.

Sprogtip #2 Henvend dig direkte

Brug ”vi”/”jeg”

Gør din tekst mere direkte og personlig ved at skrive ”vi”/”jeg” i stedet for “undertegnede”, ”virksomheden”, “virksomhedsnavn” eller endnu værre “man”. Vis modtagerne, at de taler med en rigtig person og ikke en distanceret virksomhed.

Brug ”du”

Vi tiltaler modtageren med ”du”. Teksten bliver mere personlig, når vi taler direkte til modtageren og er også med til at nedbryde billedet af en distanceret virksomhed.

Brug bydemåde

Bydemåde er en kort og præcis måde at opfordre din modtager til at handle. Som for eksempel her: ”Ring gerne til mig, hvis du vil vide mere” i stedet for ”Yderligere information kan fås ved at rette telefonisk henvendelse til undertegnede”.

Det kan være grænseoverskridende at bruge bydemåde i starten, men det er en nem og enkel måde at fortælle din modtager, hvad han/hun kan/skal/må etc. Og nemt for modtageren at afkode, om han/hun skal gøre noget.

Sprogtip #3 Less is more

Undgå sammensatte ord

Undgå at skrive lange sammensatte ord. De stikker ud, bliver ofte delt de forkerte steder og er svære at læse. Del dem i stedet op eller find et andet ord.

Skriv forkortelser ud

Gå ud fra, at kun de mest almindelige forkortelser er kendte: bl.a., ca., fx, kr., osv. Forkortelser som d.d. og p.t. er derimod ikke nødvendigvis lige til at gennemskue for den almindelige læser. Gør det derfor til en hovedregel at bruge så få forkortelser som muligt.

Undgå lange sætninger

En sætning skal helst ikke være længere end 15-18 ord i gennemsnit. Det giver et professionelt og læsbart sprog og skaber en god rytme i din tekst. Husk derfor at sætte mange punktummer.

Undgå lange henvisninger og indskud

Gør teksten nemmere at læse og overskue for modtageren ved at undgå henvisninger og indskudte sætninger. Henviser du til love, regel eller lignende, så sæt dem som hovedregel for sig selv, enten i et særskilt afsnit, en selvstændig sætning, i en afsluttende parentes eller fodnote.

Vær forståelig for menigmand

Overvej altid, om din modtager kender ordet, før du bruger fagsprog, sjældne fremmedord eller specielle begreber. Find et andet ord eller omskriv sætningen, hvis du er i tvivl. Kan det ikke lade sig gøre, kan du eventuelt forklare ordet i en parentes.

Sprogtip #4 Skriv aktivt

Undgå passiver

Passiv er, når udsagnsordene ender på –s (fx tilladelse gives), eller er omskrevet med ’blive’ (fx tilladelsen vil blive givet, brevet blev sendt i går).

Når vi bruger passiv, fralægger vi os samtidig ansvaret for handlingen – hvem er det egentlig, der giver tilladelsen? Brug i stedet udsagnsordenes aktive form ”vi giver tilladelse” eller “vi sendte brevet i går”.

Det aktive sprog gør din tekst mere konkret, direkte og nemmere at afkode for modtageren.

Undgå ord, der ender på -else, -ing og -ende

Væk med verbalsubstantiverne, som de også bliver kaldt. Gør din tekst nemmere at forstå ved at bruge et udsagnsord i stedet:

Skriv:                                                I stedet for at skrive:
Sender                                              Fremsendelse
Ringe                                                Rette telefonisk henvendelse
For at vurdere                                Til brug for vurdering

Sprogtip #5 Vær præcis

Vær konkret

Jo mere konkret og præcist dit sprog er, jo nemmere er du at forstå. Spørg derfor hele tiden dig selv “Hvad er det egentlig, jeg vil sige?” De ”bagvendte” ordstillinger hører ikke hjemme i en moderne skrivestil.

Hvorfor skrive ”De af os medsendte bilag”? Når du kan skrive ”De bilag, vi har sendt..”

Ingen papirord

Papirord er ord, der kan virke gammeldags og støvede – selvom de ikke er uforståelige. Brug den bestemte form af navneordene: skemaet, aftalen, kravet osv. Så undgår du at skulle bruge bureaukratiske og støvede ord som ”ovennævnte”, ”nedenstående” og lignende.

Skriv                                               I stedet for at skrive
Brev                                                Ovennævnte skrivelse
Bad om                                          Udbad
Flere                                               Yderligere
Sende                                             Fremsende
Vedlagt                                          Hoslagt
Bruge                                             Anvende
Begynde                                        Påbegynde
Tale om                                         Italesætte
Om                                                 Vedrørende
Og                                                   Samt
Hvis                                               Såfremt
Spørge om                                     Forespørge
Jeg                                                  Undertegnede

Forklar gummiord

Gummiord er ord, der kan have én betydning for dig, der skriver, men en anden for den, der læser. Gummiord er upræcise og forvirrer.

Hvornår er snarest? Skriv i stedet ”om fem minutter”, ”før frokost”, ”inden den 1. juli” eller ”på tirsdag”.

Eksempler på gummiord er:
Jævnligt, snarest, hurtigst muligt, i nær fremtid, tilstrækkelig, i et vist omfang, rimelig, fornødne, måske, nok og muligvis.

Forklar hurraord

Hurraord er ord, der er svære at være uenig i. Men hvad betyder de egentlig?

Eksempler på hurraord er:
Kvalitet, bæredygtighed, innovation, kundefokus, tillid, professionalisme og ansvarlighed.

Har du fat i et hurraord?

Lav “ikke”-testen: “Vores produkter er ikke af høj kvalitet”

Giv i stedet eksempler på, at jeres produkter er af høj kvalitet, at I er innovative, bæredygtige etc…

Reklamer